Assine um documento sem enviá-lo a lugar nenhum

Uma assinatura desenhada, digitada ou importada e colocada no documento é o que se costuma chamar de assinatura eletrônica “simples”. Na União Europeia, um juiz não pode rejeitá-la como prova só por ser eletrônica (Regulamento eIDAS, artigo 25). Na França, uma assinatura identifica o seu autor e mostra o seu consentimento; na forma eletrônica, deve basear-se em um processo confiável que a vincule ao documento (Código Civil, artigo 1367). Uma imagem de assinatura, como uma assinatura escaneada, não cumpre sozinha essa condição: vale como assinatura se ninguém a contestar, mas tem pouco peso se for contestada (Corte de Cassação da França, 2022 e 2024).

Para documentos do dia a dia, isso costuma ser aceito: papéis de aluguel, declarações, orçamentos, formulários de escola ou de associação. Em caso de disputa, quem se apoia no documento é que deve provar quem o assinou; guarde o e-mail ou a mensagem com que ele foi enviado. Só uma assinatura “qualificada” (com certificado de um prestador qualificado) é presumida confiável e equivale a uma assinatura de próprio punho.

Não é a ferramenta certa quando se exige uma assinatura qualificada, quando a lei pede uma declaração escrita de próprio punho (fiança, confissão de dívida), para um testamento ou uma escritura em cartório, ou quando a outra parte impõe uma plataforma específica (alguns contratos de empréstimo ou de seguro, certos procedimentos oficiais). Nesse caso, use a ferramenta que pedirem.