Onderteken een document zonder het ergens heen te sturen

Een getekende, getypte of geïmporteerde handtekening die op het document wordt geplaatst, is wat men gewoonlijk een “gewone” elektronische handtekening noemt. In de EU mag een rechter haar niet als bewijs weigeren alleen omdat ze elektronisch is (eIDAS-verordening, artikel 25). In Frankrijk identificeert een handtekening de ondertekenaar en laat ze zijn instemming zien; in elektronische vorm moet ze berusten op een betrouwbaar procedé dat haar aan het document koppelt (Code civil, artikel 1367). Een afbeelding van een handtekening, zoals een ingescande handtekening, voldoet daar op zich niet aan: ze telt als handtekening als niemand haar betwist, maar weegt weinig als iemand dat wel doet (Cour de cassation, 2022 en 2024).

Voor alledaagse documenten wordt dat meestal geaccepteerd: huurpapieren, verklaringen, offertes, formulieren van school of vereniging. Bij een geschil moet wie zich op het document beroept, bewijzen wie het heeft ondertekend; bewaar de e-mail of het bericht waarmee het is verstuurd. Alleen een “gekwalificeerde” handtekening (met een certificaat van een gekwalificeerde aanbieder) wordt vermoed betrouwbaar te zijn en staat gelijk aan een handgeschreven handtekening.

Het is niet de juiste tool als een gekwalificeerde handtekening verplicht is, als de wet een vermelding in je eigen handschrift eist (borgtocht, schuldbekentenis), voor een testament of een notariële akte, of als de andere partij een bepaald platform eist (sommige leen- of verzekeringscontracten, bepaalde officiële procedures). Gebruik in dat geval de tool die zij vragen.